Berkat solusi OrangE, kepercayaan dan karyawan kepada perusahaan bisa meroket. Semuanya serba terbuka dan adil.

Jangan main-main dengan penilaian kinerja dan pemenuhan hak-hak karyawan. Bila hal itu tidak fair atau menyinggung rasa keadilan, motivasi dan semangat kerja karyawan akan turun. Dan bila penghargaan terhadap karyawan kurang, atau bonus dan insentif tidak memuaskan, karyawan unggul bisa keluar atau dibajak kompetitor.

Padahal bagi perusahaan pembiayaan seperti Buana Finance, karyawan adalah aset terpenting dan ujung tombak bisnis yang amat diandalkan. Penyaluran kredit dan nasabah potensial yang berhasil diraih, sangat tergantung dari kerja keras tim marketing di lapangan dalam melakukan penetrasi pasar hingga pendekatan pribadi kepada calon nasabah.

Inilah masalah pelik yang hendak segera dituntaskan perusahaan pembiayaan ini, yang beberapa tahun lalu diambil alih sahamnya oleh Buana Finance. Perkembangan jumlah karyawan yang keluar dan masuk turut pula mendorong kebutuhan akan sistem. Sistem yang bisa mendukung manajemen, terutama bagian human resources development (HRD), sangat diperlukan. Solusi TI menjadi pilihan manajemen baru.

Sejak diambil alih, penerapan sistem baru untuk pengelolaan karyawan dimulai. Awalnya perusahaan sulit mencari dan mengumpulkan data karyawan yang sebelum 2006 dikelola manual. Sistemnya tidak terintegrasi. “Mungkin data yang lama hilang semua,” ujar Eri Ernanda, Personal Administration and Human Resources Information System Department Head, PT. Buana Finance Tbk.

Data karyawan yang sudah keluar, tidak bisa dilacak. Semua data terkait pekerjaannya, dibawa pergi untuk kepentingan sendiri. Atau serah terima pekerjaannya tidak mulus. Padahal karyawan harus meninggalkan semua data itu untuk kepentingan perusahaan. Manajemen juga mewajibkan segala sesuatu ditempatkan dalam satu sistem, sehingga siapapun yang bekerja di perusahaan ini tidak bisa menghilangkan atau menghapus catatan riwayat kerjanya.

Saat ini data karyawan yang penting adalah kinerja, renumerasi, pelanggaran, serta reward & punishment-nya. Semuanya harus terekam dalam sistem, hal yang paling standar dalam sistem kepersonaliaan. Sistem ini harus bisa mencatat semua data yang diinginkan perusahaan, seperti pelaporan dan statistik kepersonaliaan.

Solusi OrangE dipilih dan ternyata mampu mengelola data karyawan terkait masalah kepersonaliaan, renumerasi dan reward & punishment sesuai kinerjanya. Sejak itu perusahaan bisa mengelola data-data karyawan dengan benar. Berapa pun banyaknya karyawan yang keluar dan masuk, data yang terkait pekerjaan dan pencapaiannya tetap ada di perusahaan. Perusahaan tinggal memperbaiki dan meneruskannya.

”Pada bulan pertama kami sangat tergantung dengan PT. Mitra Integrasi Informasi (MII)—anak perusahaan METRODATA. Eri dan tim banyak menyokong, sehingga dalam 3-4 bulan saya bisa menguasai 70-80% data karyawan,” kata Irvan Satyawan, Vice President Human Resources Development General Services Division Head, PT. Buana Finance Tbk.

Saat pertama kali implementasi, setiap tanggal 15, perusahaan sudah harus menyiapkan sistem penggajian untuk tanggal 25. ”Selama dua bulan, tiap hari kami bekerja hingga pukul 20.30, sampai akhirnya sistem baru bisa dikuasai dan masalah cukup diselesaikan lewat telepon. Asistensi tim MII memang bagus. Tapi tim kami harus secepatnya menguasai sistem baru,” kata Eri. Kini pengaduan dari kantor-kantor cabang sudah sangat menurun. Dulu dalam dua bulan, bisa masuk 100-an pengaduan. Sekarang dalam sebulan hanya satu. Bantuan cukup dengan konsultasi via telepon.

Mengapa OrangE dipilih? Sistem ini bisa dijalankan secara web based. Perusahaan ingin agar semua orang bisa mengerjakannya di luar kantor, termasuk saat cuti. Lalu kemudahan operasionalnya bisa secara taylor made. OrangE bisa di-customized, sesuai kebijakan manajemen. Harganya pun sesuai dengan harapan Buana Finance.

Selain itu sistem kepersonalian yang baik harus memenuhi semua peraturan dan kebijakan, termasuk regulasi pajak yang baru. Pelaporan mesti per bulan. Dengan OrangE, daftar karyawan, NPWP-nya, penghasilan kotornya, dan lain-lain bisa keluar. Dengan begitu potongan pajaknya bisa di-update. Dulu semua hitungannya menumpuk di akhir tahun, baru dilakukan pemotongan.

Beberapa hal dan kebijakan terkait pengelolaan karyawan sudah bisa diselaraskan dalam jangka waktu tertentu untuk masuk ke dalam OrangE. Misalnya program kepemilikan kendaraan. Sistem bisa memberi tahu riwayat kerja karyawan, plafon yang bisa diterimanya, transaksi yang sudah dilakukan, berapa investasi oleh perusahaan, dan sebagainya.

Kini yang sangat membantu adalah employee self services (ESS). Semua karyawan bisa meng-input sendiri data-datanya, seperti klaim biaya kesehatan dan permohonan cuti. Hal ini mengurangi 70% tugas bagian HRD di komputer. Dulu HRD bisa meng-input 200–350 transaksi biaya kesehatan per bulan, tapi sekarang tinggal mencek saja dan memberi persetujuan.

Buana Finance saat ini menyalurkan 60% pembiayaan ke leasing, atau penyewaan alat-alat berat dan mesin-mesin. Dan 40% untuk consumer finance pemilikan mobil. Untuk mobil pasar untuk kalangan menengah masih luas. Kini consumer finance sudah meluas, hingga Buana Finance perlu membuka cabang dan service point di daerah-daerah. Kini sudah ada 22 cabang Buana Finance, semua masih di Ibukota provinsi, belum termasuk Papua dan Aceh.

Perkembangan ini membutuhkan tambahan karyawan. Daripada mencari orang di luar, lebih baik memanfaatkan orang di dalam, sekaligus mengembangkan karirnya. Kini dengan OrangE, perusahaan bisa mengetahui berapa orang dalam usia tertentu, berapa lulusan SMA, S1 dan S2, atau pada jabatan apa terjadi turn over terbanyak, berapa lama kerja rata-rata di jabatan itu, dan sebagainya.

Data administrasi kepersonaliaan yang telah terisi dan ter-update dalam sistem, mampu mendukung pengembangan karir karyawan, penilaian kinerjanya, pendidikan dan pengalaman profesionalnya, serta track record-nya. Bila perusahaan membutuhkan orang dengan kualifikasi tertentu, ia bisa dilacak dalam sistem.

Buana Finance menggunakan dua modul OrangE yaitu operation module dan strategic module. Operation module, 95% telah digunakan. Dan strategic module, baru sekitar 20% digunakan. “Karena ini menyangkut kebijakan perusahaan, sistem harus bisa mengakomodir semua kebijakan dan disinergikan,” kata Eri. Kini sistem sudah berjalan baik. Beberapa hal sudah bisa disederhanakan dan dikembangkan tim TI, sesuai dengan kebijakan perusahaan dan kebutuhan yang ada.

”Hal penting lainnya, kami tidak mau meng-input data yang sama sampai dua kali. Untuk itu telah hadir sistem baru bernama E-Loan, yang diharapkan dapat terintegrasi dengan ESS dan OrangE,” kata Eri. E-Loan merupakan backbone system perusahaan yang mengelola semua proses bisnis, mencakup sistem penjualan, keuangan, dan akunting. Kini Buana Finance tengah mengembangkan lagi general services. Jurnal-jurnal yang ada digabungkan, agar mereka yang butuh data, misalkan bagian keuangan, bisa menggunakan data tanpa meng-input ulang.

Biarlah sistem yang bekerja, yang terpenting semua data tercatat di dalamnya. Ke depannya pekerjaan bagian HRD diupayakan lebih santai, tidak banyak meng-input data dan disibukkan pekerjaan administratif, cukup mencek and recek informasi agar semua berjalan baik. Lalu HRD bisa lebih berkonsentrasi mengembangkan solusi untuk memenuhi apapun yang dibutuhkan karyawan, strategic module sudah harus segera dilaksanakan. ”Energi untuk pengembangan sistem bisa 70%, tetapi untuk administrasinya cukup 30%, karena sistem telah menangani semua,” tutur Eri. (***)