Aplikasi Oracle Business Accelerator mampu menyesesuaikan dengan karakter perusahaan unik seperti Matahari Terbit, perusahaan perhiasan emas yang  berlokasi di Bandung Selatan.

Bagaimana tidak, semua transaksi dalam bentuk emas. Dan sebagian besar pembayaran juga dalam bentuk emas. Bahkan, dalam laporan keuangan pun munculnya dalam satuan gram. Jadi, memang betul terbilang unik. Bisnis yang hasil produknya sebagian besar untuk pasar perempuan ini dikelola secara keluarga sejak tahun 1958, bermula dari sebuah toko kecil dengan 20 karyawan di Bandung.

40 tahun kemudian, tepatnya tanggal 21 Mei 1998, toko kecil tadi, kini menjadi Matahari Terbit. Sang pemilik jewellery manufacturer menjadikan bisnisnya lebih solid dengan mengembangkan pangsa pasarnya hingga manca negara. Di Indonesia, Matahari Terbit sendiri merupakan salah satu produsen besar jewellery. Didukung oleh 500 orang karyawan, Matahari Terbit mampu memberikan kontribusi ekspor emas sebesar 15-20% dari omsetnya hingga ke Dubai, Malaysia, Singapura, USA dan Hong Kong. Sedangkan di Indonesia, produk perhiasan Matahari Terbit banyak dipesan oleh toko-toko emas di Jakarta, Semarang dan Surabaya.

Seiring dengan pesatnya perkembangan perusahaan, sebenarnya sejak tahun 2000 sampai awal 2009, Matahari Terbit mengalami pasang surut yang tak ada hentinya. Benang kusut yang dialaminya adalah ketika Matahari Terbit masih menggunakan home made software. “Untuk mencapai integrasi susah sekali, tidak ngelink semua. Yang terjadi adalah tambal sulam, never ending project”, cerita Hengky Setiawan, IT Manager Matahari Terbit. Saat itu kami berpikir bahwa barangkali dari system yang kami develop sendiri itu masih ada yang kurang, termasuk dari pengalaman kami sendiri. Kami sampai bingung kenapa tidak pernah nyambung dan tidak pernah benar-benar terintegrasi satu perusahaan secara full, tambah Hengky penuh tanda tanya. Karena sistem yang tambal sulam, kami sangat kerepotan ketika harus mengeluarkan laporan seperti profit and loss, costing per product dan lain-lain. Kecepatan dan akurasi data tidak pernah tercapai, apalagi bisnis kami terbilang memiliki karakteristik yang unik. Hengky menyadari bahwa kompleksitas di Matahari Terbit adalah masalah integrasi dan data.

Kemudian kami bersama manajemen mulai melakukan IT window shopping selama kurang lebih 4-5 bulan. Matahari Terbit memerlukan solusi Enterprise Resource Planning (ERP) yang terintegrasi untuk dapat mengotomisasikan seluruh business process mereka, cepat implementasinya dengan resiko implementasi yang minimum. Dan beberapa merek ERP terkenalpun mampir di meja manajemen. Melalui seleksi ketat, akhirnya perusahaan memilih ERP Oracle e-Business Suite Release 12. Kemudian kami cari tahu lebih intensif mengenai Oracle. Solusi ERP Oracle telah teruji secara global, khususnya bagi industri manufacturing. Menggunakan best practice Oracle e-Business Suite untuk business process industri manufacturing yang dapat diimplementasikan dalam jangka waktu yang cepat. Dari sisi harga, bagi kami Oracle termasuk bukan yang paling murah, namun lebih ke fleksibilitasnya. Misalnya banyaknya sumber daya yang mengerti Oracle dibanding program lainnya. Setelah kami telusuri lebih dalam, ternyata aplikasinya juga sangat fleksibel. Ini dia solusi yang kita cari, solusi yang mengerti bisnis yang unik dan tidak umum seperti kami. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya pembayaran pakai emas yang tidak mudah untuk di akomodir. Dalam laporan keuanganpun munculnya gram—yang dikonversi juga ke rupiah. Inilah uniknya dari transaksi bisnis kami, acuannya pada gram, ujar Hengky sambil tersenyum.

Karena kendala utama kami adalah sulitnya pada integrasi system dan data, maka kami sepakat untuk mengimplementasikan modul Financials dan Accounting, Inventory Management, Order Management (Sales), Purchasing dan Discrete Manufacturing melalui PT. Mitra Integrasi Informatika (MII)—anak perusahaan kelompok usaha METRODATA. Alasan kami memilih MII adalah dari pengalaman dan kapabilitas. Lebih dari 8 tahun MII berhasil dalam mengimplementasikan Oracle e-Business Suite di berbagai industri, serta memiliki konsultan-konsultan yang handal dan certified. Selain itu MII memiliki paket Oracle Business Accelerator (OBA), yang menjadikan implementasi ERP Oracle e-Business Suite bisa dilakukan lebih cepat, sekitar 30% lebih cepat dibandingkan implementasi pada umumnya. Penghematan waktu dan sumberdaya implementasi ini tentu ujung-ujungnya penghematan biaya juga.

Dengan paket OBA, cukup dibutuhkan waktu 5 bulan untuk implementasi ERP Oracle Business Suite di Matahari Terbit, waktu yang relatif singkat untuk mengerjakan solusi ERP. Dan, berkat kerjasama dari pihak Oracle, MII dan Matahari Terbit yang baik, kami bisa on schedule seperti yang kami inginkan. Dimulai dari proses capture bisnis, blue print sampai go live termasuk pelatihan yang intensif. Bisa dibilang 99-100% tepat. Sehingga, awal Oktober kami sudah bisa running dengan Oracle. Semua problem yang ada kita bisa selesaikan.

Sekarang, kami sudah bisa menikmati hasilnya. Istilahnya, tinggal single click saja, kami sudah tahu. Sebelum pakai Oracle, untuk melihat laporan,kami perlu koordinasi selama tiga hari dan menjelang akhir bulan, biasanya kami meragukan data-data yang muncul pada saat closing sehingga.kami harus rekap dan stock opname semua, baru kami yakin. Sekarang, untuk melihat laporan baik harian maupun bulanan, kami tinggal single click dan bisa sudah tahu hasilnya. Dengan Oracle, mulai dari purchase order sampai pembelian sudah benar-benar terintegrasi. Mau lihat balance sheet dan profit and loss bisa dikeluarkan setiap hari. Kalau dulu, bingung ngeluarinnya pakai apa, semuanya tidak terintegrasi. Karena berdiri sendiri, jadi kadang-kadang ada bagian kecil yang berjalan manual, sekarang semuanya sudah tidak lagi.

Request order juga demikian. Dulu kami sering menggunakan bon, hanya dicatat saja, kemudian bonnya hilang, dan akhirnya order tersebut tidak pernah dibeli. Dari sales juga sangat terbantu, sekarang sudah ada detil data. Dulu, karena menggunakan software yang terbatas dan agar gampang detil datanya digolongkan per-kadar emas, sehingga model dan tipe item yang dijual tidak diketahui. Sekarang, sudah bisa di break down sampai detil secara system. Misalnya dalam golongan tipe item cincin kadar 24 karat, satu golongan terdiri atas 5 model item, sekarang sudah bisa muncul detail penjualan per-item dan model-nya seperti item cincin 24 karat model MT1 dijual ke customer mana dan stocknya tinggal berapa. Sehingga dengan adanya data-data ini, kami bisa tahu, tipe dan model item mana yang paling laku dan tidak laku di pasaran. Dari sisi pabrik, data-data ini, bisa dipergunakan sebagai analisa model dan item-item yang akan diproduksi berikutnya sehingga kami tidak ketinggalan dan bisa memenuhi kondisi permintaan pasar saat ini.

Matahari Terbit terus berupaya memaksimalkan penggunaan aplikasi ERP yang baru. Bahkan, Matahari Terbit kini mampu membuat strategi-strategi baru seperti membuat analisa sendiri berdasarkan data dari aplikasi tersebut. Apa yang dulu kami tidak dapat dilakukan, sekarang bisa dilakukan. [MEL]