Close

Berita

Control Procurement Spending By Using Oracle Netsuite

Wednesday, 29 July 2020

[Testimoni]

Latar Belakang Perusahaan

PT Lintas Marga Sedaya (“LMS”) adalah perusahaan yang memegang hak konsesi jalan tol Cikopo - Palimanan (Cipali) di provinsi Jawa Barat selama 35 tahun dengan cakupan panjang 116,75 km. Jalan tol Cipali terbentang dari Cikopo KM 72 ke kabupaten Purwakarta, Kabupaten Subang, Kabupaten Indramayu, Kabupaten Majalengka dan berakhir di Palimanan Kabupaten Cirebon KM 188. Tol Cipali diyakini akan menjadi jalur distribusi barang serta jalur transportasi masyarakat yang utama bagi Pulau Jawa dan akan berdampak positif terhadap pertumbuhan kawasan industri, perumahan, perkantoran dan pariwisata serta agrobisnis. Tol Cipali merupakan bagian dari sistem jalan tol Trans Jawa yang menghubungkan mulai dari jalan tol Merak hingga ke Surabaya. Tol Cipali berada diantara Jakarta - Cikampek dan jalan tol Palimanan - Kanci.

Sejak diresmikan pada 13 Juni 2015, jalan tol Cipali terbukti memangkas rute Cikampek - Palimanan hingga 40 km dibanding melewati jalur Pantura. Saat ini kepemilikan PT. Lintas Marga Sedaya dimiliki oleh PLUS Expressways International Berhad, perusahaan jalan tol internasional bagian dari UEM Group Berhad dan PT Bhaskara Utama Sedaya yang merupakan bagian dari Astra Infra.

Tantangan Bisnis

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang infrastruktur, LMS melakukan aktivitas pembelian untuk kebutuhan operasioanlnya. Dengan system yang belum terintegrasi antara Procurement dengan Finance, spending control dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet.

System yang ada juga belum mendukung mobile Approval. Sehingga untuk proses persetujuan apabila terjadi pembelian melebihi anggaran, perlu menunggu manual report dari Budget Controller.

Strategi & Solusi

Untuk mendukung strategi bisnis LMS, Metrodata membangun solusi dengan fokus utama pada proses bisnis serta internal kontrol. Oleh karena itu, Oracle NetSuite dipilih oleh LMS sebagai ERP yang dapat menjawab kebutuhan tersebut. Didukung dengan latarbelakang pengguna LMS yang sebelumnya adalah pengguna dari Oracle EBS, waktu adaptasi yang dibutuhkan sangat cepat, karena proses pengenalan tidak membutuhkan waktu lama. Selain itu, Metrodata juga mengimplementasikan extension Budgetary Control untuk proses pembelian, localization report serta kustom Workflow Approval.

Extension budgetary controldibangun di atas Standard Oracle Netsuite-Purchasing, Account Payables & Journal Entries. Berbeda dengan ERP pada umumnya, Oracle NetSuite merekomendasikan mitranya untuk melakukan extension agar dapat mengakomodasi uniqueness yang ada pada setiap pelanggan.

Ketika Purchase Order diserahkan oleh pengguna, system akan memvalidasi apakah pembelian telah melewati anggaran atau belum. Apabila melebihi anggaran, maka approval akan diteruskan ke budget controller untuk persetujuan pembelian. Selain dari sisi transaksi, tim Metrodata juga membangun extension untuk kebutuhan dashboard monitoring penggunaan anggaran.

Transformation

  • Cloud based application. Sebagai aplikasi yang berbasis Cloud, Oracle NetSuite tidak membutuhkan investasi perangkat keras seperti server, network maupun security.
  • Automatic Upgrade. LMS akan secara otomatis mendapatkan application update minimal 2 kali dalam setahun, dengan setiap pengkinian selalu memberikan fitur-fitur baru tanpa adanya tambahan biaya. LMS juga tidak perlu khawatir pada setiap upgrade, extension akan selalu terbawa ke versi berikutnya.
  • Pay only for what you use. Modul yang ditawarkan sangat sesuai dengan yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan. Dengan dasar modul NetSuite, sudah mencakup Finance, Purchasing, Sales Order & Inventory. 
  • Build on best practices. Dengan pengalaman Oracle NetSuite selama lebih dari 30 tahun, ERP telah dibangun berdasarkan industry best practices yang ada di seluruh dunia.
  • Easy to extent. Metrodata membangun extension budgetary control dalam waktu singkat. Sehingga biaya dan waktu implementasi dapat menjadi efisien.