Sebagai perguruan tinggi swasta ternama, Universitas Tarumanagara (UNTAR) menyadari bahwa kecepatan dan kejelasan informasi menjadi kunci dalam proses penerimaan mahasiswa baru. Namun, sistem yang berjalan sebelumnya masih terpisah: website Go UNTAR di sisi depan, sementara seleksi dan keluaran resmi ditangani di sistem backend berbeda. Tim admisi harus menyalin ulang data pendaftar secara manual, dari identitas, data orang tua, hingga nilai akademik, sehingga proses memakan waktu dan rawan kesalahan.

Tantangan

Model kerja lama membawa beberapa konsekuensi. Verifikasi berkas membutuhkan rata-rata tujuh menit, pengumuman hasil seleksi bisa memakan waktu hingga tiga hari, dan integrasi antar lembaga di bawah Yayasan Tarumanagara (UNTAR, ITARU, dan Xin Ya College) belum dapat diwujudkan. Selain itu, sistem lama kurang fleksibel untuk mengikuti perubahan kebijakan seleksi yang dinamis. Semua ini berdampak langsung pada pengalaman calon mahasiswa yang harus menunggu lebih lama dalam proses yang seharusnya sederhana.

Solusi Bersama Metrodata

Menyadari kebutuhan mendesak untuk berbenah, UNTAR memilih Salesforce sebagai platform utama karena fleksibilitas tinggi, antarmuka yang ramah pengguna, serta kemampuan integrasi multi institusi. Untuk implementasinya, UNTAR menggandeng Metrodata sebagai mitra. Metrodata berperan bukan hanya dalam mengintegrasikan sistem, tetapi juga membantu memetakan kebutuhan admisi, merancang alur proses yang lebih ramping, dan memastikan transisi berjalan mulus.

Integrasi dibangun dengan menghubungkan website pendaftaran pmd.tarumanagara.ac.id langsung ke Salesforce melalui Workato sebagai iPaaS, sementara kanal pembayaran dihubungkan dengan DOKU. Modul marketing Salesforce digunakan untuk mendukung proses akuisisi calon mahasiswa, sekaligus memberikan fleksibilitas dalam mengatur ulang alur sesuai kebutuhan.

“Kami membutuhkan sistem yang cepat, terintegrasi, dan mudah disesuaikan. Bersama Salesforce dan Metrodata, proses admisi kini lebih ringkas dan efisien, sehingga calon mahasiswa bisa mendapatkan kepastian lebih cepat.” , demikian disampaikan oleh Harlyan Octora, Admisi Universitas Tarumanagara.

Dampak Nyata

Hasilnya terasa signifikan di area operasional. Waktu verifikasi berkas kini hanya sekitar dua menit, turun dari rata-rata tujuh menit, sehingga satu staf mampu menyelesaikan hingga seratus berkas per hari. Pengumuman hasil seleksi yang sebelumnya membutuhkan hingga tiga hari kini dapat dilakukan hanya dalam satu hari, bahkan memungkinkan publikasi beberapa kali dalam sehari.

Bagi calon mahasiswa, perbedaan ini berarti pengalaman pendaftaran yang lebih cepat, transparan, dan meyakinkan. Sementara bagi tim internal, beban kerja berulang berkurang drastis, memberi ruang untuk fokus pada pendampingan pendaftar dan penyempurnaan konten informasi.

Seperti setiap transformasi digital, tantangan teknis sesekali masih muncul, khususnya terkait sinkronisasi antar sistem. Namun, koordinasi lintas tim membuat setiap isu dapat ditangani dengan cepat. Ke depan, UNTAR berencana mengembangkan satu portal terpadu untuk seluruh institusi di bawah Yayasan Tarumanagara, dengan fleksibilitas penuh dalam konfigurasi seleksi serta perluasan kanal pembayaran dan jalur pendaftaran melalui sekolah maupun mitra eksternal.

Perjalanan transformasi ini menunjukkan bahwa perpaduan teknologi dan kemitraan strategis dapat menghasilkan lompatan besar. Bersama Salesforce dan Metrodata, UNTAR berhasil mempercepat proses penerimaan mahasiswa, meningkatkan pengalaman pendaftar, sekaligus menyiapkan fondasi untuk pengelolaan admisi yang lebih terintegrasi dan berkelanjutan.