United Tractors membutuhkan sistem andal yang terintegrasi untuk mengelola sales automation tools. CRM Salesforce dipercaya mampu menjawab kebutuhan tersebut.

 

Sejak didirikan pada 13 Oktober 1972, PT United Tractors Tbk (“United Tractors”) terus melaju dan berkembang menjadi salah satu pemain utama sebagai perusahaan perdagangan dibidang alat berat, melalui 5 pilar bisnis yaitu Mesin Konstruksi, Kontraktor Penambangan, Pertambangan, Industri Konstruksi, dan Energi. United Tractors sendiri merupakan anak usaha dari PT Astra International Tbk, salah satu group terbesar dan terkemuka di Indonesia dengan jaringan layanan menjangkau berbagai industri dan sektor.

 

“Sejak awal tahun 90-an United Tractors sudah memiliki aplikasi seperti Cobol, Foxpro, Sybase yang kemudian diganti dengan ERP SAP sejak 1997 yang kami kembangkan hingga saat ini”, ujar Lie Gunadi, GM IT PT United Tractors Tbk.

 

Memilih Salesforce untuk Sales Automation Tools

Berangkat dari issue tersebut, United Tractors mulai menimbang-nimbang untuk mencari solusi agar aplikasi-aplikasi yang dimiliki sekarang dapat digunakan dengan tepat dan terintegrasi.

 

Dengan berkembangnya bisnis United Tractors, kami pun mulai berpikir untuk menggunakan solusi CRM yang terpadu. Dari beberapa aplikasi CRM yang kami analisa, setelah melalui tahapan Proof of Concept (POC) dengan berbagai pertimbangam akhirnya kami memilih  Salesforce sebagai CRM solusi bagi sales unit bisnis kami.

 

United Tractors memiliki lebih dari 100 salesman (business consultant) yang tersebar di 20 cabang di Indonesia dengan tingkat aktifitas business consultant yang tinggi, meski saat itu masih dilakukan dengan manual. Oleh karenanya manajemen sangat mendukung jika memiliki tools yang dapat mengintegrasikan aktifitas business consultant sehari-hari.

 

“Ketika itu aktifitas business consultant kami masih manual. Bayangkan, dengan business consultant yang tersebar di 20 cabang di Indonesia, kami harus memantau setiap business consultant dan memahami pergerakan mereka”, kata Chandra Kosasi, General Manager Sales Operation Division PT United Tractors Tbk yang terlibat langsung dalam proses baik development maupun implementasi aplikasi CRM Salesforce.

 

“Sebelum memulai proses implementasi, kami sudah melibatkan mereka (business consultant sebagai pengguna) dari awal. Ada 3 hal penting mendasar yang patut kami siapkan yaitu 1. Apa yang diharapkan dari sistem baru untuk membantu mereka bekerja. 2. Setelah melibatkan mereka, kami belajar dari proses yang saat itu digunakan, mana yang di sukai dan tidak, bagaimana cara menyempurnakannya dengan CRM Salesforce. 3. Melalui penyesuaian dari peraturan melingkupi aktifitas United Tractors keseluruhan agar CRM Salesforce terintegrasi karena tedapat beberapa SK yang berhubungan dengan business consultant”, kata Chandra.

 

“Setelah menerapkan dan menggunakan CRM Salesforce, problem perlahan dapat terselesaikan. Dengan penggunaan aplikasi CRM business consultant kami memperoleh banyak kemudahan, bahkan kebiasaan mereka turut berubah. Dari yang suka mencatat aktifitas dibuku, mulai beralih ke gadget. Jika dicatat dibuku, kadang menjadi tidak konsisten apalagi saat diperlukan informasi ada kendala dalam pengumpulan data, mulai dari kelengkapan dan validitas data”, urai Chandra.

 

Dengan meng-integrasikan digital tools yang sudah ada dengan CRM Salesforce membuat aktifitas business consultant sehari-hari menjadi sangat mudah, tercatat di sistem dan berguna bagi mereka sendiri. Dan bagi manajemen, dapat membuat keputusan dengan lebih cepat.

 

Komitmen, kolaborasi & dukungan dari manajemen

Sejak diputuskan untuk menggunakan aplikasi baru, CRM Salesforce, peran manajemen United Tractors sangat mendukung. Transformasi tidak akan berjalan dengan baik jika stakeholder terkait mengabaikan. Bahkan, pucuk pimpinan United Tractors turut memantau pergerakannya serta berharap dapat mengadopsi dan menerapkan tools dengan sebaik-baiknya sehinga bisa berjalan dan bermanfaat. Dengan adanya kendala sebelumnya, business consultant harus dilengkapi dengan tools yang mumpuni sehingga manajemen dapat melihat aktifitas mereka. Tidak lagi bersifat manual—karena perlu waktu, dengan adanya tools yang just in time akan membuat perusahaan lebih lincah.

 

“Kesulitan terjadi saat fase development yaitu mengubah mindset user dalam hal penggunaan aplikasi baru. Perubahan yang sangat major dengan melibatkan pihak-pihak yang berdampak. Development dari sisi data juga sangat menantang bagaimana memastikan data yang di input bersih dan bisa masuk ke sistem”, kata Chandra soal komunikasi antar sistem.

 

Sejak proyek dimulai, United Tractors berkomitmen memberikan dukungan penuh dan berkomunikasi baik dari manajemen maupun user.

 

Layanan lebih Metrodata

Guna mengimplementasikan CRM Salesforce, United Tractors mengundang sejumlah vendor, salah satunya PT Metrodata Electronics Tbk (“Metrodata”). United Tractors menetapkan standar yang dipilih dari vendor selama beauty contest adalah dari sisi harga, reliability, dan kesiapan dari tim untuk mendevelop. Sempat juga melakukan POC, namun United Tractors memutuskan dari sisi best practice yang sudah di akui dunia.

 

Metrodata mensupport United Tractors dalam proses implementasi serta layanan after sales berupa pendampingan setelah go live. United Tractors memilih Metrodata untuk layanan after service sales karena puas dengan layanan yang diberikan oleh Metrodata pada saat implementasi Salesforce. Tim Metrodata dinilai memiliki competency yang mumpuni untuk mensupport kebutuhan maintenance system after live support.

 

Manfaat lebih CRM Salesforce

United Tractors menggunakan modul Sales unit. Tiga bulan pertama banyak dilakukan penyesuaian. Masih ada beberapa poin yang dibantu tim IT dari sisi teknikal. Sejak CRM Salesforce go live, United Tractors sudah mengalami perbedaan sigfinikan. Sebelumnya, Sekarang seluruh aktifitas Business Consultant dilakukan secara terpadu mulai dari input data hingga pembuatan laporan dapat dilakukan secara cepat dan pengecekan dapat dilakukan oleh atasan melalui sistem yang sama. Kecepatan waktu adalah kunci.

 

“Prosesnya real-time. Jika sebelumnya harus duduk di depan desktop isi data, sekarang business consultant dapat beraktifitas dengan gadgetnya dimanapun mereka berada. Termasuk jika harus mengeluarkan data di depan pelanggan sekali pun. Proses approval dan kecepatan respon  sangat baik. Kelincahan, kecepatan dan flesibilitas mengubah format report oleh user dengan mudah merupakan kunci keberhasilan sistem ini.”, kata Gunadi Lie.

 

Dampak dari penerapan CRM Salesforce adalah seluruh proses yang dilakukan oleh business consultant  tercatat. Bahkan user dapat mengubah format sesuai dengan format yang diinginkan. Sedangkan penggunaan kertas juga sudah tidak ada karena semua sudah di otomasikan oleh CRM Salesforce. Dengan CRM Salesforce membuat user menggunakan sistem serta mengubah pola kerja.

 

“Sebagai pemain utama distributor alat berat, United Tractors memberikan nilai lebih, tidak hanya sekadar produk dan solusi namun juga kemitraan jangka panjang bagi pelanggannya yang disebut dengan ‘Moving as one’, maju bersama pelanggan. United Tractors  menerapkan Big Data, Data Analitik dan digital transformasi serta terus mengembangkan inovasi dan layanan terbaik bagi pelanngannya untuk membuat UT tetap menjadi pemain utama yang berkelanjutan ”, kata Gunadi menutup perbincangan.

 

 

Tantangan Penerapan Sistem Baru

• Jumlah business consultant yang banyak dan 20 kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia.
• User tidak menggunakan sistem yang tersedia dengan maksimal, cenderung manual.
• Sistem yang lama tidak user friendly.

 

Solusi

Mengimplementasikan CRM Salesforce untuk mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan, terutama kinerja business consultant dan marketing dalam mengelola data pelanggan.

 

Manfaat

• Sistem yang sesuai kebutuhan Business Consultant dan user friendly.Memangkas beberapa tahapan proses kerja, real-time dalam kecepatan waktu.
• Kinerja business consultant tercatat di sistem dan di otomasikan.
• Manajemen dapat memonitor seluruh aktifitas business consultant dengan real-time.