Sistem Untuk Menunjang Institusi pendidikan

Institusi pendidikan merupakan salah satu institusi penting yang masih belum banyak terjangkau oleh sistem, dimana masih banyak proses onboarding (perekrutan calon mahasiswa) yang dilakukan secara manual dan berujung kepada rendahnya penyerapan murid baru. Kenyataannya, ditengah persaingan yang semakin sengit, sistem dapat sangat membantu aktivitas onboarding calon mahasiswa baru, karena seperti yang kita tahu, apabila sebuah institusi pendidikan gagal mendapatkan mahasiswa di tahun berjalan, tidak mungkin tahun depannya dapat dicoba lagi. Hal inilah yang menjadikan institusi pendidikan unik jika dibandingkan dengan institusi lain.

Sebagai salah satu universitas swasta terbesar di Indonesia mengalami beberapa permasalahan yang diakibatkan oleh tidak adanya sebuah sistem yang mampu mendukung seluruh kegiatan operasional kampus, bahkan beberapa proses dilakukan secara manual seperti fungsi promosi, sales, dan juga service. Hal ini mengakibatkan universitas tersebut tidak memiliki visibility tentang calon mahasiswa maupun mahasiswa yang sudah onboard dan kesulitan untuk melihat performa dan achievement karena proses yang masih manual tersebut. Oleh karena itu, universtas tersebut  mengadopsi sistem yang mampu mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut, yaitu Salesforce.

Customer Relationship Management (CRM)dari Salesforce dapat membantu institusi pendidikan untuk menjangkau lebih banyak calon mahasiswa dengan menyediakan sIstem yang dapat membantu aktivitas sales dalam proses rekruimen, mendukung aktivitas sehari-hari mulai dari tim admisi hingga pemanfaatan sosial media untuk iklan yang lebih tepat sasaran dan melakukan proses social listening.

Untuk mendukung perkembangan sistem di dunia Pendidikan, Salesforce memiliki program khusus yaitu Education Cloud for Higher Education yang bertujuan untuk menciptakan pengalaman baru yang saling terhubung antara satu proses dengan yang lainnya. Menurut survei yang dilakukan oleh Nucleus Research, penerapan sistem seperti ini dapat meningkatkan hubungan dengan mahasiswa  sampai dengan 40%, meningkatkan produktivitas staf sampai dengan 80%, dan menurunkan biaya TI sampai dengan 60%.

Optimalisasi Proses Rekrutmen

Proses rekrutmen calon mahasiswa merupakan proses yang pasti ada dalam setiap institusi pendidikan, dan ini merupakan proses yang terpenting. Tim sales yang merupakan ujung tombak proses rekrutmen ini harus mengetahui seluruh informasi yang dibutuhkan dari seorang calon mahasiswa, mulai dari informasi biodata, keluarga, sampai kepada preferensi jurusan, sehingga tim sales juga dapat menawarkan formulir untuk jurusan yang sesuai dengan minat dan menjaga relasi dengan calon mahasiswa dengan lebih terukur. Hal ini dimungkinkan dengan 360-degree view dari calon mahasiswa dan semua informasi ini dapat ditampilkan dalam satu halaman.

Jika data-data calon mahasisw sudah lengkap, maka data tersebut dapat dimanfaatkan oleh tim sales untuk menindaklanjuti  dan diharapkan dapat meningkatkan jumlah on-boarding calon mahasiswa. Tim sales juga dapat melakukan cross-sell apabila calon mahasiswa ternyata memiliki saudara yang mulai memasuki usia untuk jenjang Pendidikan tertentu.

Penerapan sistem ini tentu dapat membantu kinerja tim sales karena semua data yang dibutuhkan untuk melakukan perekrutan berada dalam satu platform dan Salesforce sudah memiliki native mobile apps yang siap digunakan kapan saja dan dimana saja.

Personalisasi Engagement dengan Calon Mahasiswa

Tim marketing dari institusi pendidikan saat ini dihadapkan pada tantangan baru. Pengalaman yang terhubung (connected experience) telah menjadi suatu standar baru bagi setiap industri, tidak terkecuali institusi pendidikan dalam berinteraksi dengan calon mahassiwa. Dengan Salesforce, setiap departemen terkait dapat memberikan pengalaman yang efisien dengan menghubungkan calon mahasiswa dengan konten yang tepat pada waktu yang tepat. Tim marketing dapat membangun sebuah journey untuk proses engagement yang bersifat personal mengacu pada profil dari calon mahasiswa.

Pemanfaatan Sosial Media untuk Social Listening

Potensi lain yang bisa dimanfaatkan adalah dengan “mendengar” suara orang-orang dari media sosial (Social Listening) di ruang lingkup daerah tertentu, sehingga institusi pendidikan tidak hanya bisa membangun brand awareness tetapi juga bisa mendapat dan menganalisa sentimen yang ada di masyarakat. Dari sisi lain, penerapan social listening ini juga berkontribusi untuk penambahan calon-calon mahasiswa, yang tentunya dapat dimanfaatkan oleh institusi pendidikan dalam melakukan proses perekrutan. Penerapannya adalah dengan membuat keyword yang tepat, contohnya “mencari-universitas-di-jakarta”, maka seluruh post yang mengandung kata atau kalimat tersebut akan bisa didapatkan oleh sistem, dan institusi pendidikan tersebut akan bisa mendapatkan profil pengguna yang memang sedang mencari universitas ataupun sekolah.

Mengoptimalkan Akun Media Sosial dengan Iklan yang Lebih Targeted

Walaupun saat ini sosial media sudah digunakan secara luas, namun masih sedikit yang benar-benar menggunakan seluruh potensi yang dimiliki oleh sosial media. Salah satu hal yang bisa dilakukan untuk mengoptimalkan akun media sosial adalah dengan memasang advertising (ads) di media sosial yang popular. Tentunya, ads yang dipasang pun harus sesuai dengan target pasar yang dituju, yang mana target audience yang disasar akan disesuaikan dengan parameter tertentu, seperti contohnya adalah: gender, usia, pendidikan, dan lainnya.

Salesforce Menciptakan Proses yang Saling Terhubung

Seluruh proses tersebut saling melengkapi untuk dapat mencapai sebuah tujuan, yaitu bagaimana institusi pendidikan menjangkau lebih banyak calon mahasiswa. Jika terdapat salah satu proses tersebut ada yang terputus, maka proses perekrutan akan menjadi tidak maksimal, dimana informasi yang dibutuhkan akan terputus juga.

Disamping itu, Salesforce juga dapat membantu mahasiswa yang sudah onboard dengan membuat sebuah komunitas berbasis aplikasi dimana aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan belajar mengajar dapat diakses dengan mudah, seperti mengakses nilai, menjadwalkan konseling, dan lainnya. Semua informasi dapat diakses dalam satu platform dan ditampilkan dalam satu tampilan layer. Manajemenpun dapat melihat performa dan kinerja institusi melalui Report & Dashboard yang tepat waktu, intuitif dan informatif.

Beberapa contoh diatas diharapkan dapat memberikan pemahaman bagaimana Salesforce dapat diterapkan dan mendukung proses perekrutan calon mahasiswa institusi pendidikanmelalui proses yang saling terhubung guna menciptakan sebuah pengalaman baru bagi institusi pendidikanpendidikan dan calonmahasiswa.

Penulis:
Edouard Matthew Rune
Salesforce Business Consultant

Informasi lengkap, hubungi
Sfc@mii.co.id, Sfdc@metrodata.co.id
customer.experience@metrodata.co.id