Mengawali bisnis sebagai perusahaan yang bergerak di bidang distribusi dan keagenan produk Valves untuk industri Kimia Pulp & Paper sejak tahun 1995, kemudian pada tahun 2000 masuk ke sektor Migas (hulu, tengah dan hilir) yang merupakan cikal bakal dibentuknya PT Contromatic Prima Mandiri (“Contromatic”) tahun 2002.
Saat ini, Contromatic fokus di bidang penyediaan peralatan industri seperti katup, instrumentasi, otomasi, perpipaan, insulation, dan peralatan Rotating Equipment seperti Air Fin Cooler dan Heat Exchanger. Sehingga tidak mengherankan jika Contromatic menjadi ahli yang andal dalam memberikan solusi yang memuaskan pelanggan. Adapun industri yang disasar Contromatic adalah Chemical, Oil & Gas Downstream (Refinery, Petrochemical, Fertilize), Oil & Gas Midstream (LNG), Oil & Gas Upstream (Onshore, Offshore, FPSO), Oleo Chemical, Power Plants, Pulp &, dan Sugar Industry dengan berbagai layanan seperti Spare Equipment and Parts; Installation, Start-up and Commissioning Services; Installed Base Analysis; Condition Analysis; Turnaround Services, Training, dan Maintenance and Repair.
Kendala dalam mencermati aktifitas tim penjualan
Seiring berkembangnya perusahaan, Contromatic memahami jika lini produk, segmen industri maupun pelanggan bertambah. Oleh karenanya perusahaan berinisiatif untuk membentuk tim penjualan yang memahami betul industrinya dan berujung pada proses bisnis menjadi lebih efektif.
“Ketika kami memiliki segmen target yang begitu banyak, disaat itulah kami berinisiatif untuk membentuk tim penjualan yang kuat, yang memahami industri masing-masing. Setelah tim penjualan terbentuk, timbul tantangan lain. Bagaimana cara memantau aktifitas mereka? Apakah mereka benar-benar sudah memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan?”, kata Jacob Mailoa, Presiden Direktur PT Contomatic Prima Mandiri.
Saat itu Contromatic masih menggunakan sistem Penawaran Harga secara manual kepada Pelanggan. Sehingga hal tersebut menjadi pengalaman yang sangat sulit dalam mencermati apakah Contromatic sudah memenuhi kepuasan pelanggan.
“Bagi kami, kepuasan dan pelayanan kepada pelanggan adalah sangat penting. Memiliki lini produk yang banyak tanpa pelayanan yang efektif, kita tidak akan bisa memenuhi kepuasan Pelanggan”, kata Jacob Mailoa.
Berangkat dari pengalaman dan misi untuk memberikan kepuasan kepada Pelanggan, Contromatic berpikir untuk mulai bertransformasi dalam bidang teknologi informasi. Jika masih bertahan dengan pola lama, maka akan sulit untuk memantau apa saja yang terjadi dengan tim penjualan, pun proses bisnis yang lama.
“Kami mulai berpikir untuk mencari software yang dapat membantu tim penjualan,” lanjut Jacob.
Dipercaya sebagai sistem yang mampu mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan, Contromatic memilih Customer Relationship Management (CRM) Salesforce.
Keandalan CRM Salesforce terbukti mampu mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan, terutama divisi sales & marketing Contromatic.
“Kami diperkenalkan sistem CRM Salesforce oleh prinsipal kami. Kemudian kami melihat fitur-fiturnya, rasanya menarik. Kemudian tahun 2016 kami mulai terapkan di P.T. Contromatic Prima Mandiri, dan beriringan diterapkan kepada beberapa anak usaha dari Contromatic”, kata Jacob.
Setelah kami menikmati manfaatnya, kami mempunyai gagasan untuk menerapkan sistem CRM Salesforce di seluruh grup pada tahun 2018. Dan saat ini 7 perusahaan Contromatic sudah menggunakan sistem CRM Salesforce dengan modul monitoring sales, termasuk anak usaha kami di Singapura.
Dengan menggunakan CRM Salesforce, tim penjualan Contromatic menjadi lebih mudah menyaring informasi pelanggan, kontak, pipeline, stage, dan mendapatkan analisa produk mana saja yang tersedia. Kami dapat memahami lebih jelas, setiap detil dan tidak perlu mengandalkan memori. Setelah user memasukkan data, kami dapat memahami pelanggan tertentu dengan sangat mudah. Mencermati total pipeline setiap brand dari masing-masing tim penjualan, dimudahkan dalam memprediksi dari sisi anggaran, bahkan memantau setiap pelanggan terhadap proyek tertentu.
IT Head Division Contromatic Handrian mengatakan, MII dipilih karena memiliki pengalaman mengimplementasikan CRM di industri sejenis dengan Contromatic. Faktor lain yang menjadi nilai lebih adalah fleksibilitas yang ditawarkan MII. Fleksibilitas menjadi bobot paling penting dalam penilaian karena manajemen ingin membangun sistem CRM yang kuat.
“Biaya menjadi pertimbangan, tapi kami lebih melihat sisi supporting. Selain nama Metrodata yang sudah tidak asing bagi kami sebagai perusahaan TIK terkemuka. Jadi kami tidak salah pilh,” terang Jacob.
Dengan menggandeng MII, lanjut Jacob, implementasi CRM Salesforce dilakukan sejak bulan April 2016 dan go live pada bulan Juni 2016 dalam waktu dua bulan. Seluruh proses implementasi menjadi sangat lancar karena dukungan dari kedua belah pihak. Contromatic menggunakan modul Sales dengan user sales dan procurement sebanyak 60 user untuk seluruh grup. Proses migrasi data dari CRM lama ke CRM baru memakan waktu yang cukup panjang. Data yang ditransfer ke CRM baru merupakan data-data seperti master customer, master product, master pricing dan transaction historical dalam dua tahun terakhir.
Selain mendampingi dalam proses implementasi, layanan after sales seperti pendampingan setelah go live tetap diberikan oleh MII. Termasuk dalam menyamakan persepsi saat implementasi CRM Salesforce baru, MII dan Contromatic mengadakan pelatihan.
Proses kerja menjadi lebih singkat
Implementasi CRM Salesforce di lingkungan Contromatic memang diperuntukkan untuk mendukung kegiatan tim penjualan. Namun berhubungan juga dengan tim proyek karena berkaitan dengan permintaan harga dan ketersediaan barang.
Dalam perjalanannya, setelah implementasi salama enam bulan sampai satu tahun pertama memang perlu komitmen dari manajemen atas dimana manajemen turut melibatkan dalam prosesnya.
“Kami bersama tim TI turut mengawal dengan baik. Tiga bulan pertama setelah go live merupakan waktu yang challenging, bagaimana user mau menggunakan sistemnya, dan tim TI membantu dalam pelatihan, edukasi, hingga manajemen pun mewajibkan kepada seluruh user agar mereka terbiasa”, kata Jacob menjelaskan.
Menurut Handrian, dari setiap proses tentu ada kesulitan misalnya adaptasi dengan softwarenya, proses pembelajaran, khususnya dari sisi user yang berangkat dari pengguna manual ke sistem. Dari sana tergambar bahwa ada penolakan dan sulitnya bekerjasama. Dari proses tersebut kami memberi evaluasi terhadap tim penjualan, dan tanpa sadar terjadi proses screening.
Sejak diterapkan CRM Salesforce, perusahaan dapat mengambil keputusan lebih cepat karena data sudah tersedia. Tantangannya adalah ketika input data, jika tidak input data maka akan mendapat teguran. Sehingga manajemenpun memasukkan indikator tersebut sebagai KPI.
“Sekarang data tersedia setiap saat sehingga menjadi lebih mudah dalam pengambilan keputusan. Jika sebelumnya laporan diberikan dalam waktu seminggu bahkan hingga dua minggu dan tidak akurat. Sekarang dengan digunakannya CRM Salesforce, semua informasi menjadi jelas, meminimalkan laporan yang salah. Pengambilan keputusanpun menjadi lebih cepat, dan database menjadi semakin banyak. Kata kuncinya adalah disiplin input data di CRM Salesforce,” kata Jacob.
Permasalahan:
Solusi
Mengimplementasikan CRM Salesforce untuk mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan, terutama kinerja tim penjualan dalam mengelola pelanggan.
Manfaat yang diperoleh:
PT. Metrodata Electronics, Tbk.
APL Tower 37th Floor
Jl. Letjen S. Parman Kav. 28
Jakarta 11470
Contact Us:
P: (62-21) 2934 5888
F: (62-21) 2934 5899
E: info.metrodata@metrodata.co.id