PT LAUTAN LUAS Tbk (“Lautan Luas”) dikenal sebagai trading company ataupun perusahaan multinasional yang memproduksi bahan kimia serta mendistribusikan dan memproduksi berbagai macam bahan kimia dasar dan khusus. Perusahaan yang didirikan pada tahun 1951 oleh Adyansyah Masrin dan Joan Fudiana, mengawali usaha sebagai importir dan distributor bahan kimia dasar untuk industri batik dan makanan di Indonesia dengan nama NV Lim Teck Lee (Indonesia) Coy. Ltd, kemudian berubah nama menjadi PT Lautan Luas pada tahun 1965. Pada tahun 1997 Lautan Luas melantai di Bursa Efek Indonesia dengan kode saham “LTLS”.

 

Dengan pengalaman lebih dari 70 tahun, Lautan Luas memiliki 3 (tiga) lini bisnis penting, yaitu Distribution, Manufacturing dan Support & Services didukung anak perusahaan, perusahaan afiliasi serta jaringan di seluruh wilayah Indonesia hingga tingkat regional, yatu Singapura, Thailand, Tiongkok dan Vietnam.

 

Tantangan Bisnis

Data, bagi Lautan Luas merupakan aset paling berharga yang dimiliki perusahaan yang harus dikelola dan dijaga dengan sangat baik, demikian juga dengan karyawan. Hal tersebut tercermin seiring dengan perkembangan perusahaan serta tuntutan bisnis diikuti dengan perkembangan Teknologi Informasi, sehingga dalam menjalankan proses bisnisnya, Lautan Luas menginginkan sebuah sistem yang dapat menyatukan semua aplikasi yang dimiliki dan terintegrasi agar dapat dikelola dengan maksimal.

 

Saat itu, Lautan Luas sudah menggunakan aplikasi Enterprise Resource Palnning (ERP) dan Customer Relationship Management (CRM), sayangnya penggunaannya belum maksimal dikarenakan aplikasi ERP tidak terkoneksi dengan baik ke aplikasi CRM. Sehingga yang terjadi adalah aplikasi saling berdiri sendiri dan mengakibatkan data tidak dapat digunakan dengan maksimal, apalagi untuk dianalisa. Bahkan data menjadi tidak sinkron.

 

“Sebelum kami menggunakan aplikasi CRM Salesforce, kami juga menggunakan aplikasi ERP namun tidak dapat kami terapkan dengan baik. Salah satu penyebabnya adalah aplikasi tidak terkoneksi dengan baik ke CRM yang sudah kami miliki, sehingga yang terjadi adalah menghasilkan ketidaksinkronan antara data aktual dengan data yang sedang berjalan. Hal ini mengakibatkan aplikasi hanya menjadi beban, membuat pekerjaan menjadi terhambat karena data yang diterima dalam berbagai format  dan pembuatan laporan berdasarkan hasil improvisasi sendiri”, kata Budi Hermanto, Head Marketing, PT Lautan Luas, Tbk.

 

Alasan Memilih CRM Salesforce

Proses bisnis saat itu berlangsung dalam kurun waktu yang lama. Berangkat dari hambatan tersebut, Lautan Luas mulai menganalisa ulang tentang aplikasi CRM yang dimiliki untuk direvitalisasi dengan aplikasi CRM yang mumpuni, yang tentunya dapat menyatukan aplikasi-aplikasi yang terpisah-pisah sehingga menghasilkan data yang akurat.

 

Kemudian manajemen memberikan sinyal untuk segera membenahi CRM. Sayangnya, saat itu perusahaan di Indonesia belum banyak yang menggunakan CRM, sehingga Lautan Luas belum memiliki pengalaman ataupun best practice.

 

CRM yang dipilih saat itu ternyata tidak dapat mengakomodir tuntutan proses bisnis Lautan Luas yang memiliki banyak departemen dan peruntukannya. Yang terjadi adalah setiap pekerjaan dari masing-masing tim memiliki format yang berbeda-beda, jika mengadakan pertemuan baik bulanan, kuartalan bahkan tahunan masing-masing departemen memberikan laporan dengan format yang berbeda hingga diperlukan effort yang lama. Padahal proses bisnis dituntut cepat.

 

Dipercaya sebagai sistem yang mampu mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan, Lautan Luas memilih CRM Salesforce.

 

CRM Salesforce memiliki keandalan mampu mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan, terutama divisi Sales & Services Lautan Luas.

 

“Karena kami sudah memiliki basic CRM, kami merasa CRM yang lama dirasa tidak sesuai dengan perkembangan bisnis Lautan Luas saat ini. Tidak dapat mengakomodir proses bisnis yang dituntut cepat”, kata Budi menerangkan.

 

Dalam mengimplementasikan CRM Salesforce, Lautan Luas mengundang sejumlah vendor, salah satunya PT Metrodata Electronics Tbk (“Metrodata”). Proses pemilihan berlangsung selama 5 bulan. Vendor yang diundang kemudian diwawancarai dan dipelajari rekam jejaknya.

 

Metrodata dipilih karena memiliki pengalaman dalam mengimplementasikan CRM di industri sejenis Lautan Luas. Sedangkan faktor lain yang tidak dimiliki vendor lain adalah fleksibilitas yang ditawarkan Metrodata. Fleksibilitas merupakan bobot penting dalam penilaian karena manajemen ingin membangun sistem CRM yang customize.

 

“Biaya menjadi pertimbangan, namun kami lebih kearah review dari sisi capability. Selain itu, tim juga menjadi hal penting, mulai dari komunikasi, project leader hingga orang-orang terkait”, terang Budi.

 

Dengan menggandeng Metrodata, implementasi CRM Salesforce dilakukan sejak Oktober 2019 dan go live pada Juni 2020 yang dilakukan serentak di 4 unit bisnis yaitu PT Lautan Luas Tbk, PT Lautan Natural Krimerindo, PT Dunia Kimia Jaya, dan PT Indonesia Acids Industry dengan menggunakan modul Sales & Services. Sehingga semua menjadi terpusat dan terintegrasi.

 

Selain mendampingi selama proses implementasi, layanan after sales berupa pendampingan setelah go live tetap dihadirkan oleh Metrodata.

 

Implementasi CRM Salesforce dilingkungan Lautan Luas diperuntukkan untuk mendukung kegiatan Sales & Marketing Team. Adapun tools CRM yang digunakan Lautan Luas berfungsi untuk Sales Visit Plan, Pipeline Monitoring, Pricing & Quotation Approval, Sales Incentive, Integrasi dengan ERP serta survey dan ticketing system.

 

Uniknya, pintu akses Sales hanya melalui CRM Salesforce mulai dari Presales Activity, Opportunity, Quotation, Request Retur, Approval Credit Limit, Pricing, Margin, informasi Billing, AR, Sales juga dapat menginput case complaint dari pelanggan.

 

Saat ini fokus utamanya adalah mengoptimalkan peran CRM di dalam perusahaan yang sudah berumur 70 tahun, inginnya bisa lebih dari 100 tahun dengan memiliki harta yaitu database yang dapat terkoneksi dengan AI agar dapat di analisa.

 

“Dengan diimplementasinya CRM Salesforce, database bisa dimiliki bersama oleh perusahaan dan generasi berikutnya. Karena bagi kami, database dapat dilihat, dianalisa serta kebutuhan lainnya. Kami berharap dengan perkembangan sekarang bisa menjadi lebih profesional, bersertifikasi ISO dengan cara kerja yang terstandarisasi”, ucap Budi.

 

Permasalahan

1. Sistem CRM terdahulu tidak mampu mengimbangi pertumbuhan perusahaan

2. Sistem yang dimiliki terpisah-pisah

3. Sistem ERP yang tidak terintegrasi dengan CRM

4. Pembuatan laporan dengan format yang berbeda

 

Solusi

Mengimplementasikan CRM Salesforce untuk mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan, terutama kinerja sales dan services dalam mengelola database perusahaan untuk menciptakan database yang kuat dan bersinergi.

 

Hasil & Manfaat

1. Membentuk kinerja tim yang lebih rapi dan terstruktur

2. Membantu level superior 1 dalam mengelola laporan, peluang yang dapat dijadikan sebagai rencana penjualan

3. Membentuk tim kecil dengan tingkat efisiensi dan fleksibilitas kerja yang lebih maksimal