News & Events

  • Share:

Berkat Robot Virtual, Karyawan Happy, Pekerjaanpun Lancar

Dalam proses bisnisnya, AstraPay memilih otomasi dengan menggunakan teknologi UiPath Robotic Process Automation (RPA) dengan tujuan akhir agar proses bisnis menjadi lebih cepat serta mengurangi durasi aktifitas yang memakan waktu.



Berkat Robot Virtual, Karyawan Happy, Pekerjaanpun Lancar

PT Astra Digital Arta (AstraPay)

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang layanan alat pembayaran berbasis mobile—layanan uang elektronik, PT Astra Digital Arta (“AstraPay”) dituntut untuk selalu bergerak cepat dalam memberikan layanan. Karena tuntutan tersebut, membuat AstraPay termotivasi untuk mencoba hal-hal baru dan mengeksplor bagaimana cara kerja cepat agar dapat mengakselerasi proses bisnis sehari-hari dengan lebih cepat.
 

Layanan uang elektronik AstraPay memberikan layanan alat pembayaran berbasis mobile yang dapat digunakan untuk pembayaran angsuran FIFGroup, ACC (Astra Credit Company), Maucash, dan TAF (Toyota Astra Financial). Juga transaksi pembelian pulsa & paket data, serta pembayaran PLN, Telkom, PDAM, Pay TV, PBB, dan BPJS. Tentu AstraPay memberikan manfaat lebih lainnya yaitu dapat melakukan transfer dana ke sesama pengguna AstraPay atau ke rekening bank lain. Dan saat pengguna AstraPay sudah mencapai 5 juta.
 

Sebelum menerapkan otomasi menggunakan RPA, AstraPay melakukan proses bisnis menggunakan human sepenuhnya dengan cara manual, sehingga banyak produk dan hal-hal lain yang perlu dikelola. Bahkan, karena menggunakan human, malahan banyak proses bisnis yang mengalami kendala, salah satunya dari sisi ketepatan waktu dan kecepatan.
 

Sesungguhnya, dalam ketepatan waktu yang dilakukan oleh human tidak dapat menandingi mesin. Kalau dari sisi kecepatan, perlu waktu sekitar 2 (dua) hari untuk pembaharuan proses manajerial produk. Jika menggunakan RPA product updating, maka data yang di input oleh sistem langsung diperbaharui. Sehingga AstraPay perlu mencoba atau menjajaki solusi lain agar AstraPay dapat memberikan layanan yang unggul.

 

Robot yang Bekerja
Oleh karenanya, AstraPay berupaya untuk mengimplementasikan UiPath—yang pada saat itu masih dalam penjajakan.

UiPath salah satu platform untuk solusi RPA yang memiliki 3 komponen utama yaitu UiPath Studio, UiPath Orchestrator, dan UiPath Robot. Selain itu, UiPath adalah platform yang dengan cepat tumbuh dan dipercaya oleh banyak perusahaan besar. Sebagai leader dalam industri RPA dan membantu ribuan perusahaan dalam mengotomasikan proses-proses bisnis dengan tingkat keakuratan 100%. Dan pilhan AstraPay jatuh pada UiPath Robot.
 

Dalam menentukan solusi tepat guna, AstraPay memiliki beberapa kriteria penting salah satunya mendapatkan persetujuan dari top level management agar momentum implementasi UiPath tidak hanya sebagai skala proyek, namun sebagai skala organisasi. Agar dalam penerapan otomasi ini menjadi sebuah budaya dalam perusahaan AstraPay.
 

Disamping itu, AstraPay juga memastikan bahwa setiap karyawan memiliki kemampuan atau autosense terhadap optimasi proses bisnis melalui otomasi.
 

“Jadi, kriteria paling penting bagi kami adalah harus mudah dipelajari dan intuitif ketika digunakan. UiPath merupakan pilihan yang mendukung karena penggunaannya sangat mudah, resource untuk belajar juga banyak, didukung solusi yang lengkap dan third party integrasi yang lengkap”, ungkap Naufal Muhammady, Senior System Operation Administrator, PT Astra Digital Arta.
 

Terdapat 2 (dua) proyek AstraPay yaitu Promotion Coupon Cashback dan Manage Biller Product.
 

Coupon Cashback diproses melalui Youtap Web App System dan Microsoft yang dilakukan mingguan dengan proses transaksi sebanyak kurang lebih 150 setup setiap tahunnya. Sedangkan Manage Biller Product diproses melalui MessageBus Web App System dan Microsoft Excel yang dilakukan bulanan dengan rata-rata proses transaksi sebanyak 1.000 setup per tahunnya. Keduanya dilakukan oleh Department Operation Team.
 

Manfaat utamanya adalah dari proses manual, sekarang hanya set up satu file untuk di-input dan dapat berjalan dengan cepat sehingga tidak terjadi downtime yang dialami end user ketika menggunakan AstraPay. Tantanggannya adalah dari sisi promotion, banyak cashback-cashback yang sifatnya creative sehingga proses melakukan spin hole ke sistem dapat dihindari. Tim operasional menyediakan ide bisnis atau ide promotion, kemudian proses peng-inputan ke sistem sudah digantikan oleh robot. Hal ini membantu mempercepat layanan AstraPay.
 

Tantangan selama proyek berlangsung adalah dari sisi people, mereka perlu transisi dan proses belajar dari tim.

 

Vendor = Mitra Bisnis
Dalam proyek ini, tentu AstraPay tidak bekerja sendiri, namun berkolaborasi dengan mitranya. Dan PT Metrodata Electronics Tbk (“Metrodata”) menjadi salah satu mitra yang terpilih.
 

“Dalam memilih atau menilai vendor, AstraPay mengutamakan pengalaman dan portofolionya. Metrodata merupakan salah satu konsultan yang sudah dipercaya oleh Astra dan sudah terdaftar dalam daftar vendor Astra. Metrodata memberikan layanan sepenuhnya, tidak hanya dari sisi proyek, tapi juga dari sisi fasilitas untuk belajar”, kata Naufal, dimana saat melakukan implementasi UiPath, AstraPay mendapatkan fasilitas berupa pemahaman atas temuan, kemudian cara tepat pembuatannya termasuk mendapatkan in-house bersama tim Metrodata yang langsung datang membantu.
 

Selama proses implementasi, tim AstraPay terdiri dari 7 orang, yang merupakan gabungan dari tim teknis dan tim user. Sebuah kombinasi dari tim operasional bisnis dan tim TI yang dilakukan melalui proses hybrid.
 

Kolaborasi proyek otomasi RPA yang dikerjakan bersama menghasilkan respon yang baik terutama datang dari karyawan AstraPay. Mereka sangat happy, yang awalnya bekerja manual, sekarang sudah dapat dikelola dengan baik.
 

Employee happiness, kita ingin karyawan mendapatkan sense exploration dan mengembangkan dari sisi kreatifitas. Disamping itu, manfaat lain yang dicapai yaitu cost production atau cost efficiency, bagaimana organisasi ini bisa slim. Contohnya manpower, awalnya perlu user 3 orang, sekarang hanya perlu 1 dan dapat menangani semuanya. Dari sisi waktu juga terbantu”, ujar Naufal.

 

Tantangan

  1. Pekerjaan masih dilakukan manual dengan kendala dari sisi ketepatan dan kecepatan.

  2. Pendekatan terhadap people yang membutuhkan transisi dan proses belajar dari tim.

 

Solusi

Dengan keberhasilan dalam penerapan platform UiPath Robot, setelah otomatisasi proses bisnis yang dipilih memberikan pemrosesan menjadi lebih cepat dan mengurangi durasi aktifitas yang mengkonsumsi waktu.

 

Hasil & Manfaat

  1. Pekerjaan manual dan berulang dapat di otomatisasi.

  2. Organisasi menjadi lebih ramping, khususnya dari sisi manpower.

  3. Cost production dan waktu  menjadi lebih efisien

Back To List
Metrodata logo

PT. Metrodata Electronics, Tbk.

APL Tower 37th Floor 
Jl. Letjen S. Parman Kav. 28
Jakarta 11470

Contact Us:

P: (62-21) 2934 5888
F: (62-21) 2934 5899
E: info.metrodata@metrodata.co.id

social media